3.2.名刺 / 会社情報を使う

「名刺 / 会社情報」画面の各項目について説明します。「名刺 / 会社情報」画面では、名刺情報の登録や検索、会社情報の閲覧、データ化の状況確認、名刺の名寄せなどができます。各項目の詳細については、参照先を確認してください。

3.2.1.名刺情報を使う

「名刺情報」画面の各項目について説明します。「名刺情報」画面では、名刺情報の登録や検索、タグの操作、名刺の所有者変更などができます。各項目の詳細については、参照先を確認してください。

番号	項目	説明	参照
①	検索	名刺情報の検索ができます。	参照
②		タグの追加、編集、削除などができます。	参照
		名刺の検索結果のダウンロードができます。	参照
		名刺の所有者が変更できます。	参照
		名刺の一括編集ができます。	参照
		名刺の一括削除ができます。	参照
		名刺の新規登録ができます。	参照
		名刺を選択してメール配信ができます。	参照
③	すべて選択	クリックすると、⑤に表示されている項目がすべて選択されます。	―
	すべて解除	クリックすると、⑤で選択されている項目がすべて解除されます。	―
④		クリックすると、⑤が「カード表示」で表示されます。	参照
		クリックすると、⑤が「リスト表示」で表示されます。	参照
		クリックすると、⑤の表示順が変更できます。選択できる項目は、「登録日が新しい順」「登録日が古い順」「名刺交換日が新しい順」「名刺交換日が古い順」「会社名順」「名前順」「部署名順」です。	―
⑤	名刺情報一覧	検索結果の名刺情報が一覧で表示されます。	―

3.2.1.1.名刺情報を検索・閲覧する

名刺情報を検索・閲覧します。名刺情報は、検索対象となる範囲（名刺所有者や所有者の部署）を選択し、会社名、個人名のキーワードを入力して検索できます。また、詳細検索を使うことでさらに検索結果を絞り込むことができます。
「名刺情報」画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目		説明
①	検索範囲		クリックすると、「ユーザー / 部署選択」画面が表示され、検索の対象となる範囲が選択できます。
	会社名（※1）		入力したキーワードと一致する会社名で検索できます。追加条件として、「部分一致」「完全一致」が選択できます。
	名前（※1）		入力したキーワードと一致する氏名で検索できます。追加条件として、「苗字のみ（完全一致）」にチェックを入れると、入力した内容と苗字が完全に一致する名刺情報が検索できます。
	保存した検索条件		クリックすると表示されるリストから、保存されている検索条件の読み込みができます。前回の検索条件を選択することもできます。
			クリックすると表示される画面で、検索や詳細検索に表示する項目が設定できます。
	検索について		クリックすると、検索の補足情報が表示されます。
②	詳細検索条件		詳細検索の条件が設定できます。
		検索対象（同一人物の検索対象結果）	検索結果に同一人物（複数の名刺情報）が該当する場合に、名刺情報をどのように表示するかの選択をします。選択できる項目は、「名刺所有者毎の最新を表示」「すべて表示」「組織全体の最新のみ表示」です。
		キーワード入力項目（※1）	名刺情報の特定の項目を検索の条件に追加できます。対象となる項目は、「メールアドレス」「電話番号」「部署」「役職」「住所」「メモ」です。項目は、キーワードを入力し、「すべて含む」または「いずれかを含む」を選択してください。また、半角スペースで区切ることで複数のキーワードを入力することもできます。
		タグ選択項目	名刺情報のタグを検索の条件に追加できます。対象となる項目は、「タグ」「除外タグ」です。タグは、［追加］をクリックすると表示される画面で、対象のタグにチェックを入れ、［選択］をクリックしてください。なお、「除外タグ」に追加されたタグが付与されている名刺情報は、検索結果から除外されます。
		名刺交換日	名刺の交換日を検索の条件に追加できます。日付（期間）で指定してください。
		重要度	チェックを入れると、重要度を検索対象に追加できます。選択できる項目は、「最高」「高」「標準」「低」です。
		人事異動情報	チェックを入れると、人事異動情報のある名刺情報のみが検索の対象になります。人事異動情報は、オプション機能が有効な場合に使用できます。
		顔写真	チェックを入れると、顔写真の有無が検索の条件に追加されます。
		入力不可文字	「●」の有無を検索の条件に追加できます。「●」は、データ化時に読み取れなかった文字などを置き換えて表示したものです。「あり」を選択すると「●」を含む名刺が対象に、「なし」を選択すると「●」を含まない名刺が対象になります。「指定なし」を選択すると「●」の有無は検索条件に含まれません。
③	検索条件を保存		検索条件の保存ができます。クリックすると表示される画面で、検索条件名を入力し、［保存］をクリックしてください。
④	検索		クリックすると、設定した検索条件で検索が実行されます。
⑤	検索条件クリア		クリックすると、検索条件が初期状態に戻ります。
⑥	詳細		クリックすると、詳細検索の項目の表示 / 非表示を切り替えられます。

• 検索のキーワード入力項目に該当します。

検索の補足情報

検索の補足情報について説明します。

• 同一のキーワード入力項目に対し複数の条件を入力し、「いずれかを含む」を選択した場合は、入力した内容のいずれかに一致する条件で検索（OR検索）されます。

  例 ：

  項目Aに「東京」と「中央区」を入力した場合

  項目Aに「東京」または「中央区」を含むものが検索結果に表示されます。

• 同一のキーワード入力項目に対し複数の条件を入力し、「すべて含む」を選択した場合は、入力した内容すべてと一致する条件で検索（AND検索）されます。

  例 ：

  項目Aに「東京」と「中央区」を入力した場合

  項目Aに「東京」と「中央区」を含むものが検索結果に表示されます。

• 複数の項目で条件を設定した場合、すべての項目の条件と一致する条件で検索（AND検索）されます。

  例 ：

  項目Aに「株式会社」と入力し、項目Bに「東京都」と入力した場合

  項目Aに「株式会社」が含まれ、かつ項目Bに「東京都」を含むものが検索結果に表示されます。

• 完全一致の指定がない場合、キーワード入力項目は、部分一致で検索されます。

  例 ：

  「空」と入力した場合

  「空」のほかに「航空」「空調」なども対象になります。

• キーワード入力項目は、大文字と小文字、全角と半角の違いを同一の文字として扱います。

• キーワード入力項目で入力したハイフン（-）や長音記号（ー）、中点（・）などの全角半角記号は、一部の項目や記号を除き検索条件から除外され、検索結果に影響しません。

  例 ：

  「コンピューター」と入力した場合

  「コンピュタ」「コンピュター」「コンピュータ」「コンピューター」を含むものが検索結果に表示されます。「コンピュタ」「コンピュター」「コンピュータ」のいずれかを入力した場合も同様です。

  • 検索条件から除外された全角半角記号を検索条件に含める場合は、ダブルクオーテーション（"）とダブルクオーテーションの間に条件を入力してください。

    例 ：

    「"コンピューター"」と入力した場合

    「コンピューター」を含むものが検索結果に表示されます。

    ※

    同一の項目に対し複数の条件を入力しているときは、最初の条件の先頭と最後の条件の末尾にダブルクオーテーションを入力してください。

• 検索の項目「名前」「顧客名」は、名刺情報に「氏名カナ」が設定されている場合、平仮名および、片仮名で検索ができます。

検索対象（同一人物の検索対象結果）の補足情報

• 「検索対象（同一人物の検索対象結果）」では、同一人物として名寄せされた名刺についての検索結果を、次の①～③の3パターンで絞り込めます。なお、同一人物として名寄せされていない名刺の検索については、影響ありません。例として「ユーザーA」と「ユーザーB」が「名寄せされたお客様Xの名刺」をそれぞれ2枚ずつ、計4枚を登録しており、対象の名刺すべてに該当する条件で検索した場合について説明します。

  • ①「すべて表示」を選択

    結果 ：

    同一人物として名寄せされている、されていないにかかわらず、登録されている名刺すべてが対象となります。例の場合は、4枚すべてが検索結果に表示されます。

  • ②「名刺所有者毎の最新を表示」を選択

    結果 ：

    同一人物として名寄せされている名刺のうち、所有者が異なる名刺は、それぞれの所有者ごとの最新の名刺が対象になります。例の場合は、 所有者が「ユーザーA」となっている最新の「名寄せされたお客様Xの名刺」と所有者が「ユーザーB」となっている最新の「名寄せされたお客様Xの名刺」（計2枚）が検索結果に表示されます。

  • ③「組織全体の最新のみ表示」を選択

    結果 ：

    同一人物として名寄せされている名刺は、最新の名刺のみが対象になります。例の場合は、最新の「名寄せされたお客様Xの名刺」（1枚）が検索結果に表示されます。

    名刺所有者	名刺交換日	①の検索結果	②の検索結果	③の検索結果
    ユーザーA	2022/4/9	○ ： 表示される	× ： 表示されない	× ： 表示されない
    ユーザーA	2022/12/23	○ ： 表示される	○ ： 表示される	○ ： 表示される
    ユーザーB	2022/2/1	○ ： 表示される	× ： 表示されない	× ： 表示されない
    ユーザーB	2022/9/12	○ ： 表示される	○ ： 表示される	× ： 表示されない

「人物詳細」画面について

「人物詳細」画面では、「名刺詳細」「経歴」「名刺」「活動記録」「関連ニュース」の項目ごとに人物の詳細情報が確認できます。
「人物詳細」画面で「名刺詳細」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

「人物詳細」画面で「経歴」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

「人物詳細」画面で「名刺」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目		説明
①	表示選択		「人物詳細」画面に表示される項目が選択できます。選択できる項目は、「名刺詳細」「経歴」「名刺」「活動記録」「関連ニュース」です。
②	表示対象選択		④に表示する対象が選択できます。選択できる項目は、「全体」「マイデータ」です。
③	総計		対象となる名刺の総計が表示されます。
	ページ		やまたは、数値をクリックすると、④に表示される項目が変わります。
④	名刺		対象となる名刺が一覧で表示されます。表示される項目は、「名刺」「名刺情報」です。

「人物詳細」画面で「活動記録」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目		説明
①	表示選択		「人物詳細」画面に表示される項目が選択できます。選択できる項目は、「名刺詳細」「経歴」「名刺」「活動記録」「関連ニュース」です。
②	表示対象選択		④に表示する対象が選択できます。選択できる項目は、「会社全体の活動」「自分の活動」です。
③	総計		対象となる名刺の総計が表示されます。
	ページ		やまたは、数値をクリックすると、④に表示される項目が変わります。
④	活動記録		人物が「顧客」として登録されている活動記録が一覧で表示されます。確認したい活動記録のタイトルをクリックすると、「活動記録詳細」画面が表示されます。

「人物詳細」画面で「関連ニュース」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目		説明
①	表示選択		「人物詳細」画面に表示される項目が選択できます。選択できる項目は、「名刺詳細」「経歴」「名刺」「活動記録」「関連ニュース」です。
②	総計		対象となる名刺の総計が表示されます。
	ページ		やまたは、数値をクリックすると、③に表示される項目が変わります。
③	ニュース		人物が現在所属している組織に関連するニュースが一覧で表示されます。確認したいニュースをクリックすると、ニュースサイトでニュースが表示されます。

3.2.1.1.1.名刺情報の誤りを報告する

Ｓｋｙ株式会社のオペレーターによる名刺情報の入力に誤りがあった場合に、誤りの報告をします。誤りのある項目にチェックを入れて送信することで、Ｓｋｙ株式会社に報告ができます。

3.2.1.1.2.個別に名刺情報を編集する

個別に名刺情報を編集します。個別の編集では、登録されている内容を確認しながら編集できます。

3.2.1.2.タグを操作する

名刺に付与するタグに関する操作をします。タグの新規登録、編集、および削除のほか、名刺に一括でタグを付与したり、解除したりもできます。タグには、全ユーザー共通の「共有タグ」とユーザー個別の「マイタグ」「他ユーザータグ」、システムで作成される「システムタグ」があります。タグを使った運用を行うことで、視認性や検索性が向上し、より使いやすくすることができます。また、タグには親子関係を設定することもできます。

3.2.1.2.1.複数の名刺のタグを一括で追加、解除する

複数の名刺にタグを一括で追加します。また、一括で解除することもできます。

3.2.1.2.2.名刺に付与されたタグを一括で置き換える

名刺に付与されたタグを一括で置き換えます。

3.2.1.2.3.タグを管理する

タグを新規登録します。登録済みのタグを編集、削除することもできます。

3.2.1.3.名刺情報を一括でダウンロードする

名刺一覧に表示されている名刺の情報を一括でダウンロードします。ダウンロードする項目は選択できるので、不要な情報は省くこともできます。また、テンプレートを使ってダウンロードする項目の初期状態を設定することもできます。

3.2.1.3.1.名刺情報ダウンロードのテンプレートを管理する

名刺情報ダウンロードのテンプレートを新規登録します。登録済みのテンプレートを編集、削除することもできます。

3.2.1.4.名刺の所有者を変更する

任意の名刺を選択し、所有者を変更します。複数の名刺が選択できるので、まとめて変更することもできます。

3.2.1.4.1.名刺所有者の変更状況を確認する

名刺所有者の変更状況を確認します。実行予定（まだ変更されていない所有者の変更）を中止することもできます。
「所有者変更状況」画面の説明は、次のとおりです。

3.2.1.5.複数の名刺を一括で編集する

任意の名刺を選択し、編集します。複数の名刺をまとめて編集することもできます。

3.2.1.6.複数の名刺を一括で削除する

任意の名刺を選択し、削除します。複数の名刺をまとめて削除することもできます。

3.2.1.7.名刺情報を登録する

名刺情報を登録します。名刺情報を登録する方法は、名刺の有無や登録に使用するデバイスによって異なります。

手元に名刺がない場合は、次の登録方法を推奨します。

• 手動で名刺情報を入力する
• メールなどの署名をコピーして名刺情報を登録する

手元に名刺がある場合は、次の登録方法を推奨します。

• スキャナーや複合機を使って名刺をスキャンする
• スマートフォンなどのカメラを使って名刺を撮影する

3.2.1.7.1.手動で情報を入力し、名刺情報を登録する

手動で情報を入力し、名刺情報を登録します。登録する名刺が手元にないときに、氏名や会社名といった情報のみを新しい名刺情報として登録できます。

3.2.1.7.2.メールの署名を使って名刺情報を登録する

メールなどの署名を名刺情報として登録します。登録する名刺が手元にないときに、メールなどの署名をコピーし必要な情報を加えることで新しい名刺情報として登録できます。

3.2.1.8.名刺を選択してメールを配信する

任意の名刺を選択し、メールを配信します。メール内の宛先の氏名や会社名などの一部の内容は、宛先によって異なる内容に設定して配信することができます。

① メールを配信する名刺にチェックを入れ、をクリックする。

• 必要に応じて検索してください。検索については、「3.2.1.1. 名刺情報を検索・閲覧する」を参照してください。

② 宛先、差出人を確認し、［次へ］をクリックする。

• 「配信禁止」と表示されている宛先はメールが配信されません。また、「配信禁止解除」と表示されている宛先はメールが配信されます。必要に応じて、「メール配信禁止アドレス一覧」から対象のメールアドレスを編集、削除してください。
  • 「メール配信禁止アドレス一覧」については、「3.4.3. メール配信を禁止するメールアドレスを確認、登録する」を参照してください。

③ 配信内容を入力し、［配信］をクリックする。

項目	説明
テンプレート	メールテンプレートを使ってメールの件名と本文が入力できます。クリックすると表示されるリストから、使用するメールテンプレートを選択してください。
テンプレート管理	メールテンプレートの新規登録、編集、および削除ができます。
件名	メールの件名が設定できます。 をクリックすると、件名に差し込み項目が設定できます。設定できる項目は、「宛先の会社名」「宛先の氏名（姓）」「宛先の氏名（名）」「宛先の部署」「宛先の役職」「宛先のメールアドレス」「宛先の名刺ID」「差出人の氏名」「差出人の会社名」です。
本文	メールの本文入力と形式が設定できます。選択できる形式は「テキスト形式」「HTML形式」「HTMLソース形式」です。［差し込み項目を追加］をクリックすると本文に差し込み項目が設定できます。設定できる項目は、「件名」と同様です。

• 確認画面の内容を確認し、［OK］をクリックします。

• 件名や本文に設定できる差し込み項目は、名刺の情報を基に宛先ごとに個別の内容に置き換えてメールが送信されます。

• メールテンプレートの新規登録、編集、および削除は、［テンプレート管理］をクリックすると表示される「メールテンプレート管理」画面から実行します。

  

  • メールテンプレートを新規登録する場合は、［新規登録］をクリックすると表示される「メールテンプレート登録」画面で「テンプレート名」「件名」「本文」を入力し、［保存］をクリックしてください。なお、「件名」「本文」には差し込み項目が追加できます。
  • 登録済みのテンプレートを基にテンプレートを作成する場合は、基にするテンプレートにマウスポインターを合わせ、をクリックしてください。
  • テンプレートを絞り込む場合は、「テンプレート名で絞り込み」にキーワードを入力してください。
  • テンプレートを編集する場合は、編集するテンプレートにマウスポインターを合わせ、をクリックしてください。編集画面が表示されます。
  • テンプレートを削除する場合は、削除するテンプレートにマウスポインターを合わせ、をクリックし、確認画面で［OK］をクリックしてください。

• 「HTML形式」「HTMLソース形式」で文面を作成する場合、［添付ファイル追加］から添付ファイルを追加できます。添付ファイルを含め、メールの容量が40MBを超える場合はメール送信できません。

• 「HTMLソース形式」で文面を作成する場合、ご利用のWebブラウザーや環境によって、HTMLのタグやCSSの記載がプレビュー画面に反映されないことがあります。ただし、記載内容に問題がなければ、HTMLのソース上では有効になります。そのため、作成されたメールは、受信側の環境により、プレビュー画面の表示と異なる表示になる可能性があります。

選択した名刺を宛先としてメールが配信されます。

3.2.2.会社情報を使う

「会社情報」画面の各項目について説明します。「会社情報」画面では、登録されている会社の検索や情報の閲覧ができます。各項目の詳細については、参照先を確認してください。

番号	項目	説明	参照
①	検索	会社情報の検索ができます。	参照
②		会社情報のダウンロードができます。	参照
③	会社情報	検索結果の会社情報が表示されます。	―

3.2.2.1.会社情報を検索・閲覧する

会社情報を検索・閲覧します。会社情報は、会社名の一部を入力することで検索できます。また、詳細検索を使うことでさらに検索結果を絞り込むことができます。
「会社情報」画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目		説明
①	会社名（※1）		会社情報の会社名を対象に入力したキーワードで検索できます。
	検索について		クリックすると、検索の補足情報が表示されます。
②	詳細検索条件		詳細検索の条件が設定できます。
		キーワード入力項目（※1）	会社情報の項目を検索の条件に追加できます。対象となる項目は、「住所」「メモ」です。キーワードで指定してください。
		最終名刺交換日	最後に名刺を交換した日付を検索の条件に追加できます。日付（期間）で指定してください。
		あなたの名刺所有枚数	会社情報と紐づいた名刺の所有枚数を検索の条件に追加できます。ログインしているユーザーが所有している名刺の枚数が条件になります。枚数（下限、上限）で指定してください。
		全体の名刺所有枚数	会社情報と紐づいた名刺の所有枚数を検索の条件に追加できます。全体で所有している名刺の枚数が条件になります。枚数（下限、上限）で指定してください。
③	検索		クリックすると、設定した検索条件で検索が実行されます。
④	検索条件クリア		クリックすると、検索条件が初期状態に戻ります。
⑤	詳細		クリックすると、詳細検索の項目の表示 / 非表示を切り替えられます。
⑥			クリックすると、⑧の表示順が変更できます。項目は、「会社名」「住所」「自分の名刺所有枚数」「全体の名刺所有枚数」「最終名刺交換日」で「降順」「昇順」から選択できます。
⑦	会社情報一覧		検索結果の会社情報が一覧で表示されます。

• 検索のキーワード入力項目に該当します。

3.2.2.1.1.組織図ツリーを表示する

組織図ツリーを表示します。部署や役職、名前などで、組織図ツリー内を検索することもできます。

3.2.2.2.会社の情報を一括でダウンロードする

会社情報を一括でダウンロードします。ダウンロードするファイルは、文字コードや区切り文字の指定もできます。

3.2.3.名刺データ化の状況を確認する

名刺のデータ化の状況を確認します。状況は「データ化状況」画面の「データ化中」から確認できます。
「データ化状況」画面で「データ化中」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目	説明	参照
①	データ化中	クリックすると、データ化中の名刺の一覧が表示されます。データ化中の名刺がある場合、アイコンに件数も表示されます。	―
	データ化エラー	クリックすると、データ化でエラーが発生した名刺の一覧が表示されます。エラーが発生した名刺がある場合、アイコンに件数も表示されます。また、エラーの発生したデータを削除することもできます。	参照
②	表示対象選択	④に表示する対象が選択できます。選択できる項目は、「マイデータ」「全体」です。	―
③	総計	データ化中のデータの総計が表示されます。	―
	ページ	やまたは、数値をクリックすると、④に表示される項目が変わります。	―
④	データ化状況	名刺のデータ化状況が表示されます。	―

3.2.3.1.エラーの発生したデータを削除する

スキャンした名刺のデータ化時にエラーの発生したデータを削除します。エラーの発生したデータは、「データ化状況」画面の「データ化エラー」から確認できます。
「データ化状況」画面で「データ化エラー」を選択した場合の画面の説明は、次のとおりです。

番号	項目	説明
①	表示対象選択	⑤に表示する対象が選択できます。選択できる項目は、「マイデータ」「全体」です。
②	選択した名刺データを削除	クリックすると、⑤で選択したエラーの発生した名刺データが削除されます。
③	ページ内の名刺データをすべて削除	クリックすると、⑤に表示されているエラーの発生した名刺データがすべて削除されます。
④	総計	エラーの発生したデータの総計が表示されます。
	ページ	やまたは、数値をクリックすると、⑤に表示される項目が変わります。
⑤	データ化エラー状況	エラーの発生した名刺データが表示されます。

3.2.4.同一人物を名寄せする

名刺情報を手動で名寄せします。名寄せをすると、一定の条件に該当する場合、複数の名刺情報が同一人物としてまとめられ、「人物詳細」画面の「経歴」が更新されます。

「同一人物の名寄せ」画面の説明は、次のとおりです。

3.2.4.1.名寄せを解除する

名寄せを解除します。別人の名刺情報が同一人物の名刺情報として名寄せされている場合などに、名寄せされている人物を別人に設定できます。

3.2.5.名刺情報を一括で登録する

CSV形式のファイルを使って名刺情報を一括で登録します。CSV形式のファイルは、「SKYPCE（名刺管理）」からダウンロードできます。ダウンロードしたファイルを編集し、インポートすることで名刺情報が一括で登録されます。